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Posted by on Nov 13, 2017 in Arbeit, jobs.de | 0 comments

#Projektmanagement – Was Sie darüber wissen sollten

#Projektmanagement – Was Sie darüber wissen sollten

Neben den alltäglichen Aufgaben gehören für viele Arbeitnehmer auch besondere Projekte zum Berufsleben. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie solche Sonderaufgaben erfolgreich abschließen.

Die täglich im Kerngeschäft eines Betriebs anfallenden Aufgaben gehen den Mitarbeitern mit einer gewissen Erfahrung in Fleisch und Blut über. Dank der Routine, die sich dabei im Lauf der Zeit entwickelt, können sie relativ problemlos gemeistert werden, ohne dass es zu größeren Verzögerungen oder Problemen kommt.

Anders sieht das Ganze bei Projekten aus. Dieser Begriff bezeichnet in diesem Zusammenhang besondere Tätigkeiten, die einmalig durchgeführt werden. Von Routine kann man also nicht sprechen, vielmehr betreten alle Beteiligten mehr oder weniger Neuland. Aus diesem Grund bedarf es einer akribischen Planung und stetigen Überwachung und Kontrolle des Fortschritts, um ein Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen. Wie das gelingt, zeigt dieser Ratgeberartikel, in dem unter anderem Strategien aus der Projektmanagement-Schulung von Kompakttraining Erwähnung finden.

Wodurch sich Projekte vom Tagesgeschäft unterscheiden

Zunächst gilt es dabei zu definieren, was genau ein Projekt überhaupt ist. Der erste Unterschied zu den alltäglichen Aufgaben eines Mitarbeiters wurde bereits angesprochen: Bei einem Projekt handelt es sich um eine Tätigkeit, die meist nur ein einziges Mal durchgeführt wird. Daraus ergeben sich einige weitere Alleinstellungsmerkmale:

Ein Projekt zeichnet sich durch einen festen Terminplan aus. Start- und Zielpunkt werden vorgegeben und sollen nach Möglichkeit natürlich auch eingehalten werden.

Es wird ein klares Ziel verfolgt.

Für die Umsetzung dieses Ziels stehen finanziell, personell und eben zeitlich jeweils nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung.

Nur wenn wirklich alle vorher definierten Ziele in der festgelegten Zeit umgesetzt werden können, kann man von einem erfolgreichen Projekt sprechen. Das ist nicht immer ganz einfach, wird mit der richtigen Strategie aber normalerweise gelingen.

Was soll mit dem Projekt erreicht werden?

Der erste Schritt ist das Definieren der Ziele, die nach Abschluss des Projekts erreicht sein sollen. Für das in diesem Zusammenhang sinnvollste vorgehen hat sich das Akronym SMART eingebürgert. Die einzelnen Buchstaben stehen dabei für:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

Die Ziele eines Projekts sollten sich durch all diese Eigenschaften auszeichnen. Sie müssen also möglichst klar und projektbezogen sowie objektiv messbar sein. Zudem müssen sich alle Beteiligten damit identifizieren können, sie dürfen nicht utopisch sein und müssen von Anfang an einen festen Termin geknüpft werden. Nur, wenn all diese Kriterien erfüllt sind, kann das Vorhaben gelingen.

Es empfiehlt sich zudem, mehrere Etappenziele festzulegen. Da diese schneller umsetzbar sind als das große Ganze sorgen sie für fortlaufende Motivation der beteiligten Mitarbeiter. Ist ein solcher Meilenstein erreicht, wird das Belohnungszentrum des Gehirns aktiviert, und der nächste Schritt geht etwas leichter von der Hand.

Detaillierte Planung & benötigte Ressourcen

Nach der Festlegung der Ziele folgt die detaillierte Planung deren Umsetzung. Dabei muss so genau wie möglich kalkuliert werden, wie viel Zeit, Geld und Mitarbeiter nötig sind, um die geplanten Effekte zu erreichen. Gerade die Personalplanung ist äußerst wichtig. Hier geht es nicht nur darum, wer aus welcher Abteilung beteiligt wird, sondern auch darum, wer den jeweiligen Mitarbeiter im Tagesgeschäft ersetzt. Es ist keine Seltenheit, dass ein Projekt zum Full-Time-Job wird, so dass die eigentlichen Aufgaben liegen bleiben. In diesem Fall bedarf es unbedingt eines Ersatzes.

Beantwortet werden muss auch die Frage, ob externe Experten herangezogen werden müssen, um die gesteckten Ziele zu erreichen oder ob es zu anderen außergewöhnlichen Ausgaben kommt. Und nicht zuletzt sollte allen Beteiligten zumindest virtuell ein gemeinsamer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, der ihnen jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten ermöglicht. Geschieht dies nicht, leidet in der Regel die Effizienz und manche Aufgaben müssen mehrfach erledigt werden.

Die Rolle des Projektmanagers

Schon im Vorfeld, besonders aber während der Durchführung des Projekts, kommt dem Projektmanager eine wichtige Sonderrolle zu. Ihm obliegt es, alle Abläufe zu koordinieren, Reportings zu erstellen und die jeweiligen Ergebnisse zentral zusammenzuführen. Dabei muss nicht unbedingt jemand ausgewählt werden, der mit großem Fachwissen im betroffenen Bereich glänzen kann – das kann im Gegenteil sogar hinderlich sein. Während der Arbeit sollte er sich nämlich eher im Hintergrund halten und stattdessen fertige Schritte kontrollieren.

Das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines Projektleiters sollte seine Art der Menschenführung sein, denn das ist vielleicht die wichtigste seiner Aufgaben. Da wie oben angesprochen das Meiste für alle Beteiligten Neuland ist, kann es bei fehlendem Fortschritt schnell zu Unzufriedenheit und dementsprechend nachlassender Motivation kommen. Hier ist der Manager gefordert, denn es gehört zu seinen Aufgaben, die mitwirkenden Kollegen stets bei Laune zu halten und dazu zu bringen, ihr Bestes zu geben. Dabei gilt es die richtige Balance zu finden. Kein Mitarbeiter soll sich allein gelassen fühlen, genauso darf aber niemand den Eindruck haben, ständig kontrolliert zu werden.

 

Weitere Informationen: ift.tt/2ywfAJU

 


Bildquelle: © Gorodenkoff — Shutterstock.com

Dies ist ein Beitrag von Jobs.de Karriere-Tipps.

from Jobs.de Karriere-Tipps ift.tt/2AEWBhx

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